Apostille – Ketika dokumen resmi akan digunakan di luar negeri baik itu akta kelahiran, ijazah, surat nikah, atau dokumen perusahaan langkah legalisasi menjadi krusial. Dalam konteks perjanjian multilateral seperti Konvensi Apostille 1961 (Hague Apostille Convention), proses legalisasi ini disederhanakan melalui satu sertifikat resmi: Apostille.

Namun, sering kali muncul pertanyaan yang tampaknya sederhana namun membawa konsekuensi besar: “Berapa lama masa berlaku Apostille?” Jawaban dari pertanyaan ini ternyata tidak sesederhana yang dibayangkan. Tidak ada satu jawaban universal, karena jawabannya sangat kontekstual Apostille Tidak Memiliki Masa Berlaku Tetap.

Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai masa berlaku Apostille, apa saja yang memengaruhinya, dan bagaimana Anda bisa menghindari masalah administratif atau hukum di kemudian hari. Terutama bagi kalangan profesional, akademisi, maupun korporasi yang mengandalkan dokumen resmi lintas negara, pemahaman ini menjadi sangat penting.

Apa Itu Apostille?

Apostille adalah sertifikasi resmi yang dikeluarkan oleh otoritas berwenang di suatu negara untuk mengesahkan keaslian tanda tangan, jabatan, dan stempel dari dokumen publik. Sertifikat ini diterima oleh negara-negara yang menjadi pihak dalam Konvensi Apostille.

Contoh negara yang tergabung antara lain: Prancis, Jepang, Australia, Jerman, dan Indonesia (sejak 4 Juni 2022). Dengan adanya Apostille, Anda tidak perlu lagi mengurus legalisasi berlapis di kedutaan atau konsulat.

Namun, penting untuk dicatat bahwa Apostille hanya mengesahkan keaslian dokumen publik, bukan isi dari dokumen itu sendiri.

Apostille Tidak Memiliki Masa Berlaku Tetap

Secara teknis dan legal, Apostille tidak memiliki masa berlaku tetap. Sertifikat ini tidak kedaluwarsa dalam pengertian formal seperti SIM atau paspor. Sekali dikeluarkan dan diterbitkan, Apostille akan terus berlaku sebagai bukti bahwa dokumen tersebut sah pada saat diterbitkan.

Namun, kenyataannya tidak sesederhana itu. Validitas penggunaannya sering kali dipengaruhi oleh sejumlah faktor eksternal, salah satunya adalah jenis dokumen, kebijakan negara tujuan, dan kebutuhan institusi penerima.

Inilah yang membuat konsep “masa berlaku” Apostille menjadi relatif.

Bergantung pada Jenis Dokumen

Salah satu variabel penting dalam menentukan relevansi dan akseptabilitas Apostille adalah jenis dokumen yang dilampirkan. Tidak semua dokumen memiliki “umur guna” yang panjang.

Contoh:

• Dokumen akademik (seperti ijazah dan transkrip nilai) umumnya memiliki masa guna yang panjang dan bisa digunakan bertahun-tahun setelah diterbitkan.
• Dokumen identitas (akta lahir, akta nikah) juga cenderung diterima dalam jangka waktu lama.
• Namun, dokumen administratif seperti surat kuasa, surat pernyataan, atau surat domisili bisa saja hanya relevan dalam waktu 3–6 bulan.

Dalam konteks ini, meskipun Apostille-nya tidak memiliki tanggal kedaluwarsa resmi, dokumen yang dilampirkan mungkin sudah tidak berlaku atau tidak dianggap mutakhir oleh institusi tujuan.

Kebijakan Negara Tujuan Berbeda-beda

Ini adalah elemen paling sering diabaikan oleh pengguna jasa penerjemah maupun legalisasi dokumen. Kenyataannya, kebijakan negara tujuan berbeda-beda dalam hal menerima Apostille, terutama terkait kapan dokumen itu diterbitkan.

Sebagai contoh:

• Belanda dan Jerman sering kali meminta dokumen yang diterbitkan dalam 3–6 bulan terakhir, terutama untuk dokumen yang berkaitan dengan status sipil.
• Kanada (yang belum menjadi pihak Konvensi Apostille per 2025) tetap mensyaratkan legalisasi melalui jalur diplomatik, dan tidak mengakui Apostille.
• Beberapa universitas di Amerika Serikat meminta ijazah dan Apostille yang “mutakhir”, meskipun secara hukum Apostille itu tetap sah.

Dengan demikian, Anda perlu menyesuaikan waktu penerbitan Apostille dengan syarat-syarat lokal dari institusi atau otoritas penerima.

Periksa Tanggal Terbit Apostille

Salah satu tips praktis yang sering diremehkan adalah: Periksa tanggal terbit Apostille. Mengapa ini penting?

Karena walaupun Apostille tidak memiliki masa berlaku secara resmi, banyak instansi (baik pemerintah maupun swasta) tetap akan melihat seberapa baru dokumen tersebut diterbitkan.

Ini sangat penting dalam situasi seperti:

• Aplikasi visa atau kewarganegaraan
• Pendaftaran pernikahan internasional
• Pembukaan rekening bank asing
• Pendafataran universitas di luar negeri

Institusi tersebut ingin memastikan bahwa dokumen yang Anda ajukan mencerminkan keadaan terkini. Maka dari itu, dokumen dengan Apostille berusia lebih dari 6–12 bulan bisa ditolak, bukan karena Apostille-nya tidak berlaku, melainkan karena kontennya dianggap usang.

Pembaruan Apostille Bisa Diperlukan

Satu hal yang sering kali disalahpahami: Jika dokumen asli masih sah, apakah Apostille-nya harus diperbarui?

Jawabannya: bisa ya, bisa tidak.

• Jika institusi tujuan mengharuskan dokumen yang “fresh”, maka Pembaruan Apostille bisa diperlukan.
• Bila Anda menggunakan dokumen yang sama untuk keperluan berbeda di negara berbeda, kemungkinan besar Anda perlu menerbitkan Apostille baru dengan tanggal terbaru, meskipun dokumen aslinya belum berubah.

Hal ini terutama berlaku pada dokumen notarial atau dokumen administrasi pemerintah yang memiliki durasi spesifik (misalnya, surat domisili, surat keterangan kerja).

Sebaiknya Gunakan Apostille Sesuai Tujuan dan Waktu Penggunaan

Agar tidak terjebak dalam birokrasi berulang, sebaiknya gunakan Apostille sesuai tujuan dan waktu penggunaan. Jangan terburu-buru melegalisasi dokumen jauh sebelum digunakan, apalagi jika Anda belum tahu pasti kebijakan negara tujuan.

Beberapa strategi praktis:

1. Tanyakan langsung ke institusi penerima dokumen di negara tujuan terkait batas usia maksimal dokumen yang diterima.
2. Jangan menerbitkan Apostille terlalu awal, terutama untuk dokumen yang memiliki tanggal kedaluwarsa administratif.
3. Pastikan dokumen belum berubah (misalnya, jika Anda akan menikah, pastikan status sipil Anda sesuai pada saat Apostille diterbitkan).

Studi Kasus: Apostille Ijazah untuk Mahasiswa Pascasarjana

Seorang mahasiswa Indonesia diterima di universitas Jerman untuk program S2. Ijazah dan transkripnya diterbitkan tahun 2022, dan pada saat itu juga ia menerbitkan Apostille sebagai persiapan studi.

Namun karena pandemi dan persoalan administratif, ia baru bisa mendaftar secara resmi ke universitas tersebut pada 2024. Hasilnya? Universitas meminta dokumen baru dengan Apostille yang tidak lebih dari enam bulan dari tanggal pendaftaran.

Meskipun secara hukum Apostille tahun 2022 tetap sah, universitas tidak mau menerima dokumen yang terlalu lama karena ingin memastikan bahwa dokumen tersebut masih mencerminkan status akademik terkini.

Tips Profesional untuk Pengguna Apostille

Berikut beberapa saran profesional agar Anda tidak terjebak masalah “masa berlaku semu” dari Apostille:

• Dokumentasikan seluruh proses: simpan salinan digital dari dokumen dan Apostille sebagai referensi.
• Gunakan jasa penerjemah tersumpah bila dokumen akan digunakan di negara non-Bahasa Indonesia.
• Perhatikan waktu tunggu dan masa berlaku administratif dokumen asli, bukan hanya Apostille-nya.
• Koordinasi dengan otoritas atau lembaga penerima: mereka yang memiliki keputusan akhir dalam menerima atau menolak dokumen.

Jika Anda ingin memastikan bahwa dokumen Anda telah sesuai standar internasional dan dapat diterima tanpa hambatan di negara tujuan, pertimbangkan untuk konsultasi dengan penyedia jasa Apostille profesional dan terpercaya.

Ingin kami bantu menyesuaikan Apostille Anda dengan kebutuhan dokumen dan negara tujuan? Hubungi kami sekarang, dan konsultasikan dokumen Anda secara gratis.